LL Image

DRAFT RENCANA VIRTUAL EVENT

Event Ideas Hackathon #2: Empowering Students to Solve Environmental Problems in Indonesia

Tanggal Rencana:
May 9th, 2022 - Aug 16th, 2022

Latar Belakang

Melanjutkan kesuksesan Event Ideas Hackathon (EIH) #1 yang diikuti oleh 264 murid dari 6 perguruan tinggi, LiveLife berkolaborasi dengan Mata Cinta untuk menyelenggarakannya EIH #2 dengan tema:

'Is Our Business & Lifestyle Sustainable to Mother Earth?'

Seperti EIH #1 mahasiswa akan diajarkan bagaimana merencanakan & merealisasikan event mereka dengan tema diatas, beserta penjelasan mengenai 7 topik sustainability sehingga mereka tidak hanya dapat memahaminya, tetapi juga menyelenggarakan event untuk menyampaikan pesan tersebut.

Tujuan

  • Call To Action/Impact
    Mahasiswa merealisasikan event via LL, & Brand & univ (event partner) rencana memakai LiveLife -> Validasi product market fit

  • Mengedukasi Audiens
    Mengenai sustainability & SMART Event Design

  • Mengenalkan Brand
    LiveLife sebagai pioneer & expert Smart Event Design

  • Mendapatkan Leads
    Brands & universities sebagai event partner/& sponsor

  • Memahami Peserta
    Bagaimana melihat sustainability & event planning

  • Menjalin Hubungan (Relasi)
    Dengan existing brand & univ sebagai event partner



Target Pemirsa

Peserta EIH #1

100
Size
18 - 23
Age Group
-
Gender Ratio
null
SES (Socio Economic Status)
OCCUPATION
Mahasiswa
INTEREST & KEYWORD
event, MICE, tourism
BEHAVIOUR
- Masih belum yakin apakah event yang direncanakan dapat direalisasikan seperti EIH #1 - Tidak yakin apakah perlu mengikuti EIH #2, apa yg menarik & perbedaannya? - Sudah belajar lebih mendalam mengenai event, tetapi masih belum sempat merealisasikannya - Beberapa mahasiswa mengadakan event kecil via zoom untuk praktek, tapi jauh dari optimal - Merasa masih banyak yang masih harus dipelajari terutama melalui praktek langsung & mendapatkan guidance + support (partner & sponsor) sehingga berjalan, tidak berhenti di event plan saja
NEEDS
- Belajar: Mendalami strategic event planning sehingga dapat membuat event dengan lebih matang & merealisasikannya - terutama perubahan content workshop #1 (PSEWC), #3 (Planning Effective Pre & Post-Event Engagement), #4 (Planning Winning Sponsorship Proposal), dan penambahan workshop #2 (PWWECP) - Bertemu & berinteraksi: Dengan mahasiswa perguruan tinggi & jurusan lain (lingkungan, creative & design) untuk merencanakan event bersama - Experience: Merencanakan event berdasarkan dari brief yang diberikan calon sponsor + partner sehingga memudahkan realisasi nya, terutama event yang masuk babak final akan dirangkai sebagai event-series untuk 1 tahun penuh sehingga dapat saling melakukan cross-promotion

Mahasiswa (D3, D4, S1) Event + MICE + Tourism Lainnya

100
Size
18 - 23
Age Group
-
Gender Ratio
null
SES (Socio Economic Status)
OCCUPATION
Mahasiswa
INTEREST & KEYWORD
event, MICE, tourism
BEHAVIOUR
- Mahasiswa MICE/event/tourism dari: Prasetya Mulya, UNJ, Poltekpar Lombok & Palembang, Trisakti - Ingin dapat mempraktekan apa yang sudah dipelajari di kampus - Tetapi belum ada kesempatan, mungkin hanya terbatas simulasi atau event kecil dengan teman2 - Ingin ada kesempatan untuk terjun di luar kampus untuk merencanakan & merealisasikan event, sambil mengukur keterampilan mereka dan terus belajar melalui praktek langsung
NEEDS
- Belajar secara praktek mengenai strategic event planning & pelaksanaannya yang meliputi: 1.) Leadership - Project Management - Team Organization - Task & Delegation 2.) Budgeting 3.) Procurement/Collab 4.) Negotiation 5.) Problem Solving 6.) Design Thinking 7.) PR & Marketing 8.) Monetization Strategy 9.) Market Research 10.) Presentation Skill - Bertemu & berinteraksi: Dengan mahasiswa perguruan tinggi & jurusan lain (lingkungan, creative & design) untuk merencanakan event bersama - Merasa: Termotivasi & terinspirasi sehingga yakin & langsung mempraktekan apa yang dipelajari

Mahasiswa Jurusan Non-Event/Tourism

200
Size
18 - 24
Age Group
-
Gender Ratio
null
SES (Socio Economic Status)
OCCUPATION
Mahasiswa
INTEREST & KEYWORD
Teknik Lingkungan, Oseanografi, Kehutanan, Pertanian, Sustainability, Product Design, Arsitek , Design Visual Komunikasi, Fakultas Seni Rupa & Design (FSRD), Biotech, Biologi, Fashion, Media, Technology
BEHAVIOUR
See (watch & read) + Hear & Listen: - Melihat sampah berserakan tetapi tidak terpengaruhi - Membaca & menonton mengenai masalah lingkungan via socmed di tempat lain - Mendengarkan berita mengenai masalah lingkungan di daerah lain, dan merasa kurang relevant Feel & Think: Content: Merasa tenang saja karena tidak terpengaruh mengapa harus perduli? Hopeful: Merasa yakin pemerintah & pelaku industri sudah memikirkan solusinya Excited: Merasa positif melihat potensi karir & bisnis dengan keadaan sekarang Say & Do: - Mengingatkan orang sekitar untuk tidak menyampah - Membuang sampah pada tempatnya - Menjadi volunteer eg pemungutan plastic - Mengikuti/membantu/organize beberapa event
NEEDS
Beberapa belum paham mengenai sustainability (eg pemahaman masalah hanya terbatas menyampah sembarangan & plastik) atau merasa tidak menjadi masalah, beberapa masih mencari solusinya. Potential concern: - Mengapa saya harus perduli? - Apa yang akan saya dapatkan? - Apakah perubahan dapat terjadi? - Apakah saya mampu melakukannya? Karena itu mengedukasi pentingnya sustainability, mengapa mereka harus berpartisipasi, opportunity yang ada, & bagaimana event dapat raise awareness & educate stakeholder untuk membantu membuat perubahan secara berkelanjutan

Konsep Acara

Melanjutkan Event Ideas Hackathon #1, LiveLife akan berkolaborasi dengan Mata Cinta untuk fokus kepada perencanaan event yang sustainable dengan memenuhi Triple Bottom Line (Profit, People, & Planet) sehingga dapat berjalan sukses & berkelanjutan, menjadi suatu gerakan yang membawa perubahan transformatif bagi masyarakat.

Tema: 'Is Our Business & Lifestyle Sustainable to Mother Earth?' akan dibagi menjadi 2 topik utama dengan partner masing-masing (speaker/talent, venue, community, media partner & sponsor):

1) Sustainable Business
Menunjukan potensial luar biasa bisnis yang berkelanjutan yang dibagi menjadi sub-topic:
 
Product Design
Mengurangi sampah lingkungan dari produk sehari-hari via packaging & product design


Upcycling
Mendaur ulang produk bekas menjadi produk baru dengan nilai lebih e.g. artwork & fashion.
 
Biomimicry & Fabricaion
Inovasi yang terinspirasi oleh bentuk, proses, & ekosistem alam.

Fabrication yang dibuat oleh alam seperti jamur (fungus)

Sustainable Farm
Membangun pertanian & peternakan yang ramah lingkungan dengan minim emisi CO2.

Secara keseluruhan akan membahas: Circular Economy & The Potential of Sustainable Business.

2) Sustainable Lifestyle
Menunjukan manfaat gaya hidup ini, tidak hanya untuk lingkungan dan masyarakat sekitar, tetapi juga diri kita sendiri, keluarga & teman dekat. Dibagi menjadi sub-topic:

Local wisdom
Belajar dari gaya hidup nenek moyang kita, bagaimana mereka hidup sejalan dengan alam.

Ecotourism
Menggali potensi wisata yang mengutamakan konservasi alam, pemberdayaan masyarakat (secara social, budaya & ekonomi), beserta aspek pembelajaran & pendidikan.

Mental Health
Stress terjadi karena ketidakmampuan menghadapi tantangan hidup (response-ability) dan perlahan menjadi depresi. Banyak yang 'melarikan diri' ke gaya hidup konsumtif, menutup diri dari lingkungan (alam & masyarakat), dan menghambat potensi kita menjadi produktif. Regenerasi kesehatan dapat dilakukan secara alami melalui mindfulness, self expression, & back to nature.

Semua event plan yang dibuat harus memenuhi salah satu dari 17 SDG (Social Development Goals = Tujuan-tujuan Pembangunan Berkelanjutan) untuk menentukan impactnya.


Berdasarkan dari sub topik diatas, tim mahasiswa mendapatkan fleksibilitas untuk menentukan:
- Bentuk Event (festival, talk, competition)
- Format Event (hybrid, virtual, physical)
- Content & Collaboration (talent, community)
- Attendee Experience (pre + in + post event)

Kami sedang mengumpulkan potential partner & sponsor untuk mendukung tidak hanya pelaksanaan event ini, tetapi juga membantu merealisasikan event pemenang, baik sebagai event tunggal, atau bagian dari event yang berhubungan dengan tema ini.

Organizer akan bekerjasama dengan partner & sponsor dalam menentukan brief project event yang akan mereka dukung, dan mahaiswa akan merencanakan event berdasarkan dari brief tersebut, sehingga mendapatkan pengalaman menjadi professional organizer & bid project.

* Sustainable event yang dibuat akan mengikuti Panduan Sustainable MICE yang dibuat oleh ASPERAPI Jawa Barat & Polban (Politeknik Negeri Bandung)

Berikut summary Event Ideas Hackathon #2:

Jadwal Acara

Berikut ini adalah rencana rundown acara dalam event ini.

16/05/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #1: Packaging

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

21/05/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #2: Product Design

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

23/05/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #3: Upcycling - Interior Design

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

02/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #4: Upcycling - Food

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

03/06/2022
13:30 s/d 14:30

Pre-Event Talk #5: Upcycling - Fashion

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

07/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #6: Biofabrication - Fashion

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

15/06/2022
13:00 s/d 14:00

Pre-Event Talk #7: Biofabrication - Construction

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

17/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event #8: Biomimicry

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

21/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #9: Mutually-Enhancing Farming

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

23/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #10: Integrated Livestock Farming

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

25/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #11: Local Wisdom

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

29/06/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #12: Ecotourism - Sustainable Village

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

02/07/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #13: Ecotourism - Natural Biodiversity

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

11/07/2022
10:00 s/d 11:00

Pre-Event Talk #14: Mental Health

Membahas masalah, penyebab, + solusinya & stakeholder yang harus dilibatkan agar perubahan terjadi

12/07/2022
10:00 s/d 12:00

Workshop: Planning Successful Event with Strategic Content

Mengajarkan bagaimana melakukan strategic event planning dimana setiap tip akan selesai membuat draft event plan di akhir workshop

15/07/2022
10:00 s/d 11:30

Ask Me Anything: Strategic Event Planning

Mahasiswa dapat mengajukan pertanyaan setelah mencoba melakukan strategic event planning

18/07/2022
10:27 s/d 12:00

Workshop: Planning Win-Win Event Collaboration & Partnership

Mengajarkan bagaimana berkolaborasi agar hasil event optimal

22/07/2022
10:00 s/d 12:30

Ask Me Anything: Win-Win Event Collaboration

Setelah merencanakan kolaborasi, peserta dapat bertanya

25/07/2022
10:00 s/d 12:00

Workshop: Planning Pre & Post Event Engagement for Success

Belajar bagaimana merencanakan engagement pre & post event

29/07/2022
10:00 s/d 12:00

Ask Me Anything: Pre & Post Event Engagement

Setelah merencanakan pre & post-event, peserta dapat bertanya

01/08/2022
10:00 s/d 12:00

Workshop: Planning & Presenting Winning Sponsorship Proposal

Belajar bagaimana merencanakan sponsorship proposal & mempresentasikannya dengan baik

05/08/2022
10:00 s/d 11:30

Ask Me Anything: Planning & Presenting Sponsorship Proposal

Setelah merencanakan proposal & presentasinya, peserta dapat bertanya

10/08/2022
10:00 s/d 10:30

Pemilihan finalist untuk presentasi (12 tim?)

Pemilihan finalist (belum ditentukan 1 tim per sekolah / open?) yang akan melakukan presentasi langsung

12/08/2022
09:00 s/d 17:00

Presentasi kepada partner & sponsor

Tim finalist melakukan presentasi (15 mins) + Q&A (15 mins), kemudian tim juri (EO, dosen/kaprodi, partner & sponsor akan memberikan evaluasi mereka. Two slots: #1: 9am -12pm #2: 2pm - 5pm

16/08/2022
14:00 s/d 15:00

Award ceremony

Pengumuman pemenang Event Ideas Hackathon #2 melalui live event

Pengisi Acara

Berikut ini rencana talent & pengisi acara yang akan terlibat dalam event ini.

To be confirmed LL Image

Putra

Dosen, Pembicara, narasumber
LL Image

Emilia Setyowati

Consultant
LL Image

Emilia Setyowati

Consultant
LL Image

Cogito Ergo Sumadi Rasan

Food Bank
LL Image

Nurdin Razak

cotourism Consultant
LL Image

Willy

Psikolog

Brand & Sponsor

Acara ini akan disponsori oleh:

Event Partner

Acara ini akan didukung oleh:

livelifeindo

Dibuat oleh: